DSFinV-K-Export: Checkliste für die Kassenprüfung
Diese Checkliste hilft bei der Vorbereitung eines verwertbaren Kassendatenexports. Jeder Punkt erklärt, warum er bei Kassennachschau oder Betriebsprüfung geprüft werden sollte.
Ein DSFinV-K Export ist kein Dokument, das man erst erstellt, wenn eine Kassennachschau angekündigt ist. Er ist ein maschinell auswertbarer Bestand von Kassendaten. Für Restaurants, Eisdielen, Imbisse und Bäckereifilialen ist deshalb entscheidend, ob der Export aus der Kasse, die tatsächlich am Verkaufspunkt eingesetzt wird, vollständig erzeugt, gespeichert und wiedergefunden werden kann.
Die folgende Kassenprüfung Checkliste trennt bewusst die technische Frage vom organisatorischen Nachweis. Arbeiten Sie die Punkte mit der Kasse, dem Kassenhandbuch und Ihren Ablageorten durch. Fehlende Unterlagen sollten Sie notieren und beschaffen, bevor ein Prüfer im Betrieb erscheint. Fachliche Hinweise hat auch der Autor dieses Beitrags für die praktische Vorbereitung von Kassenbetrieben zusammengestellt.
Die Exportfunktion wird an der tatsächlich genutzten Kasse geprüft
Prüfen Sie nicht nur die Produktbeschreibung des Kassenanbieters. Öffnen Sie die Exportfunktion an jeder Kasse, die in Ihrem Betrieb im Einsatz ist, und prüfen Sie, ob ein Export über die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, kurz DSFinV-K, bereitsteht. Maßgeblich ist die konkrete Installation mit ihrer verwendeten Softwareversion und Konfiguration.
Die Kassensicherungsverordnung verlangt für elektronische Aufzeichnungssysteme die Nutzung einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Die DSFinV-K ist der für Kassensysteme veröffentlichte Standard für die Bereitstellung aufzeichnungsrelevanter Daten. Ein allgemeiner Umsatzbericht, ein PDF mit Tagesumsätzen oder ein Excel-Auszug ersetzt einen DSFinV-K Export nicht.
Den richtigen Exportweg festhalten
Dokumentieren Sie, wer den Export auslöst, welche Rechte dafür nötig sind und welche Menüfolge zum Ziel führt. Bei cloudbasierten Kassen kann der Export im Verwaltungsportal liegen, bei anderen Systemen direkt im Kassenterminal oder in einer Backoffice-Software. Halten Sie auch fest, ob der Anbieter für den Export eingebunden werden muss und welche Zugangsdaten der Betrieb selbst verwaltet.
- Ist die Funktion ausdrücklich als DSFinV-K Export, digitale Schnittstelle oder Prüfungsdatenexport bezeichnet?
- Lässt sich der erforderliche Zeitraum auswählen, ohne dass einzelne Tage oder Filialen fehlen?
- Wird klar erkennbar, aus welchem System und welchem Mandanten der Export stammt?
- Kann eine vertretungsberechtigte Person den Vorgang ohne kostenpflichtigen Notfalleinsatz eines Dienstleisters ausführen?
Eine Auskunft des Herstellers kann bei Zweifeln helfen, ersetzt aber den Test nicht. Bewahren Sie gegebenenfalls die Anleitung oder die schriftliche Bestätigung zur unterstützten Schnittstelle zusammen mit dem Kassenhandbuch auf. Für die laufenden Meldepflichten ergänzt der Beitrag Kassenmeldung über ELSTER Schritt für Schritt erledigen die technische Prüfung sinnvoll.
Der Datenexport muss lesbar und vollständig gespeichert werden
Erzeugen Sie einen Testexport für einen abgeschlossenen, überschaubaren Zeitraum. Speichern Sie ihn zunächst an einem kontrollierten Ort, etwa in einem dafür vorgesehenen Kassenordner mit eingeschränkten Schreibrechten. Öffnen Sie die erzeugte Ordnerstruktur nicht nur oberflächlich, sondern prüfen Sie, ob der Exportvorgang ohne Fehlermeldung abgeschlossen wurde und alle erzeugten Dateien vorhanden sind.
DSFinV-K Daten werden typischerweise als strukturierte Dateien bereitgestellt. Dass einzelne Inhalte nicht wie ein lesbarer Kassenbericht aussehen, ist kein Fehler. Entscheidend ist, dass die Dateien vollständig und maschinell auswertbar übergeben werden können. Ändern Sie Dateinamen, Inhalte oder Ordnerstruktur nicht, wenn dadurch die technische Auswertung beeinträchtigt werden könnte.
Vollständigkeit gegen den Geschäftsbetrieb abgleichen
Vergleichen Sie den gewählten Zeitraum mit dem Betriebskalender. Enthält der Export Tage mit geöffnetem Geschäft, alle eingesetzten Kassen und gegebenenfalls die richtigen Verkaufsstellen? Achten Sie besonders auf Tage nach Updates, Kassenwechseln, Stromausfällen, Offline-Betrieb oder Änderungen an Artikeln, Preisen und Bedienern.
| Prüffrage | Praktischer Nachweis | Warum der Punkt wichtig ist |
|---|---|---|
| Der Zeitraum ist klar festgelegt | Notiz zum Start- und Enddatum des Testexports | Der Datenbestand muss zum angeforderten Prüfungszeitraum passen. |
| Die Dateien wurden vollständig erzeugt | Unveränderte Exportdatei und Protokoll oder Bildschirmnachweis | Abgebrochene oder leere Exporte sind nicht verwertbar. |
| Die Ablage ist bekannt | Dokumentierter Speicherort und Zugriffsregel | Bei einer Kassennachschau darf die Suche nach Dateien nicht erst beginnen. |
| Eine Sicherung besteht | Geschützter zweiter Ablageort nach der betrieblichen Sicherungsregel | Ein Defekt des Arbeitsrechners darf den Datenbestand nicht unzugänglich machen. |
Bewahren Sie den Testexport als Nachweis der Funktionsfähigkeit auf, aber verwechseln Sie ihn nicht mit einer vollständigen Archivierung aller aufzeichnungspflichtigen Daten. Der tatsächliche Datenbestand muss für den jeweiligen Aufbewahrungszeitraum verfügbar bleiben. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, aus Platzgründen ältere Exporte ungeprüft zu löschen.
TSE-Daten gehören zum prüfbaren Kassenbestand
Zur Kasse gehört nicht allein die Verkaufsdatenbank. Die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, protokolliert sicherheitsrelevante Vorgänge. Deshalb sollten Sie neben dem DSFinV-K Export prüfen, ob die von der TSE erzeugten Daten verfügbar sind und ob klar ist, wie sie bei Bedarf exportiert werden.
Die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung ergeben sich aus der Kassensicherungsverordnung und den technischen Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Je nach Kassenlösung arbeitet die TSE als Hardware, als Cloudlösung oder in einer anderen vom System unterstützten Form. Der konkrete Exportweg kann deshalb unterschiedlich sein.
TSE und Kassendaten nicht vermischen
Ein DSFinV-K Export und ein TSE Export erfüllen unterschiedliche Funktionen. Legen Sie beide Bestände in derselben Prüfdokumentation ab, halten Sie sie aber als getrennte Originaldateien vor. So bleibt nachvollziehbar, welche Daten aus dem Kassensystem und welche Daten aus der Sicherheitseinrichtung stammen.
- Prüfen Sie die Seriennummer der TSE und gleichen Sie sie mit Ihren Unterlagen ab.
- Bewahren Sie Nachweise zur Inbetriebnahme, zu Austauschvorgängen und gegebenenfalls zur Außerbetriebnahme auf.
- Halten Sie fest, wo sich der TSE Export erzeugen lässt und wer hierzu berechtigt ist.
- Prüfen Sie nach einem Kassen- oder TSE-Wechsel, ob die Daten des früheren Bestands weiterhin erreichbar sind.
Fehlen Seriennummern, Inbetriebnahmeunterlagen oder Exportzugänge, ist das nicht durch einen aktuellen Tagesabschluss zu beheben. Die häufigsten organisatorischen Lücken erläutert der Beitrag Sechs Fehler bei TSE-Nachweisen und ihre Folgen. Nutzen Sie ihn, um die Unterlagen zur technischen Sicherheitseinrichtung getrennt von bloßen Rechnungen des Anbieters zu prüfen.
Alte Kassensysteme werden nicht aus der Exportplanung vergessen
Eine neue Kasse beendet die Pflichten für die alte Kasse nicht. Wurde ein System ersetzt, stillgelegt oder in eine Filiale verlagert, können die damit erfassten Daten weiterhin aufbewahrungs- und prüfungsrelevant sein. Das betrifft auch frühere TSE Daten, alte Zugangsdaten und die Unterlagen, die den damaligen Ablauf erklären.
Paragraf 147 Abgabenordnung regelt die Aufbewahrung von Unterlagen und die Aufbewahrung von Daten. Für aufbewahrungspflichtige Unterlagen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, soweit keine abweichende Regel greift. Paragraf 147 Absatz 6 Abgabenordnung eröffnet der Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung Datenzugriffsrechte. Ob und welche Unterlagen im Einzelfall betroffen sind, hängt von Art, Zeitraum und steuerlicher Relevanz der Aufzeichnungen ab.
Stilllegung als festen Prüfschritt behandeln
Erstellen Sie für jedes nicht mehr genutzte Kassensystem eine kurze Stilllegungsakte. Sie sollte Systembezeichnung, Seriennummer, Einsatzzeitraum, Speicherort der Daten, Zugangsmöglichkeit und den zuständigen Ansprechpartner enthalten. Prüfen Sie außerdem, ob die Software noch startfähig ist oder ob ein vollständiger Datenexport bereits sicher abgelegt wurde.
Verlassen Sie sich nicht auf die Annahme, der frühere Kassenanbieter werde Daten dauerhaft bereithalten. Vertragslaufzeiten, Cloudzugänge und Supportleistungen können enden. Klären Sie vor einer Kündigung oder vor dem Austausch eines Terminals, wie Sie die Daten und Dokumentationen des Altsystems vollständig übernehmen.
Der Zugriff ist nicht allein an ein einzelnes Passwort gebunden
Ein prüfbarer Kassendatenexport hilft nicht, wenn nur eine Person weiß, wie sie ihn erzeugt. In kleinen Gastronomiebetrieben liegt die Kassenadministration oft beim Inhaber, bei einer Filialleitung oder bei einem externen Dienstleister. Krankheit, Urlaub, Personalwechsel oder ein verlorenes Mobiltelefon dürfen den Zugriff auf die aufbewahrungspflichtigen Daten nicht blockieren.
Erstellen Sie eine schriftliche Zugriffsregel. Sie muss nicht umfangreich sein, aber sie sollte festlegen, wer administrativen Zugang hat, wer Exporte auslösen darf, wo Zugangsdaten sicher verwahrt werden und wie eine Vertretung freigeschaltet wird. Passwörter gehören nicht ungeschützt in das Kassenhandbuch oder an die Innenseite einer Schublade.
Rollen statt Einzelwissen dokumentieren
Benennen Sie mindestens eine verantwortliche Rolle für Kassenadministration und eine Vertretung. Wenn der Steuerberater, ein IT-Dienstleister oder der Kassenanbieter Zugänge besitzt, dokumentieren Sie dessen Aufgabe und die Kontaktmöglichkeit. Der Betrieb sollte dennoch handlungsfähig bleiben, ohne erst unklare Vollmachten oder Zugangsdaten beschaffen zu müssen.
Bei einer Kassennachschau nach Paragraf 146b Abgabenordnung kann die Finanzbehörde während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Einsicht in die digitalen Aufzeichnungen und bestimmte Daten verlangen. Bereiten Sie daher keine improvisierte Passwortweitergabe vor, sondern einen nachvollziehbaren Prozess. Rollen, Zuständigkeiten und die Ansprache im Ernstfall behandelt auch Kassennachschau: Zuständigkeiten im Betrieb klar regeln.
Exportdatei und zugehörige Unterlagen werden gemeinsam abgelegt
Eine Exportdatei ohne Erläuterung des Systems verursacht Rückfragen. Ein Kassenhandbuch ohne auffindbaren Datenbestand ebenfalls. Legen Sie daher für jedes Kassensystem einen gemeinsamen Prüfbestand an, digital und, soweit sinnvoll, mit Verweis auf Originalunterlagen. Die Ablage soll einem fachkundigen Dritten erklären, welches System wann eingesetzt wurde und wie die Daten bereitgestellt werden.
Zur Vorbereitung auf eine Kassennachschau nach Paragraf 146b Abgabenordnung gehören insbesondere die Datenzugänge und die Verfahrensbeschreibung. Die Verfahrensdokumentation soll den tatsächlich gelebten Prozess abbilden, nicht einen Wunschablauf. Ändern sich Kasse, TSE, Zahlungsarten, Berechtigungen oder der Ablauf bei Stornierungen, prüfen Sie auch die Dokumentation auf Anpassungsbedarf.
Ein Prüfbestand pro Kasse
Nutzen Sie eine eindeutige Ordnerlogik, etwa nach System und Einsatzzeitraum. Speichern Sie darin unveränderte Exporte getrennt von Arbeitskopien. Vermerken Sie zu jedem Export, wann er erzeugt wurde, für welchen Zeitraum er gilt und von wem die Vollständigkeit kontrolliert wurde.
- DSFinV-K Exporte und die dokumentierte Anleitung zum Abruf
- TSE Exporte sowie Nachweise zu Seriennummer, Inbetriebnahme, Wechsel und Außerbetriebnahme
- Kassenhandbuch, Bedienungsanleitung und Informationen zu Softwareständen
- Verfahrensdokumentation einschließlich nachvollziehbarer Änderungen
- Meldungsunterlagen und Bestätigungen, soweit sie für das eingesetzte System vorliegen
- Wartungs-, Update- und Störungsunterlagen, wenn sie den Datenbestand oder Ablauf betreffen
Diese Zusammenstellung ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Sie verkürzt jedoch die Suchzeit und macht Lücken sichtbar, bevor daraus Kosten für eilige Dienstleister, fehlende Daten oder Betriebsunterbrechungen entstehen. Stimmen Sie Zweifelsfälle zu Aufbewahrung, Korrekturen und konkreten Prüfungsanforderungen mit Ihrem Steuerberater ab.
Checkliste abschließen und Unterlagen früh ordnen
Haken Sie die sechs Punkte nicht nur gedanklich ab. Legen Sie einen Testexport an, prüfen Sie TSE und Altsysteme, regeln Sie den Zugang und bündelnn Sie die zugehörigen Unterlagen. Damit entsteht aus mehreren verstreuten Ordnern ein prüfbarer Bestand, der bei einer Kassennachschau schneller vorgelegt werden kann.
Wenn Sie die Verfahrensdokumentation nicht aus einer leeren Word-Datei aufbauen möchten, unterstützt Bonspur mit einer geführten Verfahrensdokumentation und einer zentralen Ablage für Kassenunterlagen, TSE-Nachweise und Meldungen. Für eine Vorführung oder frühen Zugang nutzen Sie das Kontaktformular. Bereiten Sie dazu idealerweise schon vorab vor, welche Kassen, TSE und Altgeräte in Ihrem Betrieb vorhanden sind.
