Kassenmeldung über ELSTER Schritt für Schritt erledigen
Dieser Leitfaden führt Betriebe mit wenigen Kassen durch die Mitteilung elektronischer Aufzeichnungssysteme. Er zeigt, welche Daten vor dem Start in Mein ELSTER bereitliegen müssen.
Wer eine elektronische Kasse im Restaurant, in der Eisdiele, im Imbiss oder in einer Bäckereifiliale nutzt, muss sie dem Finanzamt elektronisch mitteilen. Die Kassenmeldung über ELSTER ist kein Ersatz für TSE-Unterlagen, ein Kassenhandbuch oder eine Verfahrensdokumentation. Sie ist ein eigener Nachweis, der vollständig und nachvollziehbar abgelegt werden sollte.
Dieser Leitfaden richtet sich an Betriebe mit wenigen Kassen, die die Mitteilung selbst vorbereiten oder ihrem Steuerberater geordnete Angaben liefern möchten. Er konzentriert sich auf den Ablauf in Mein ELSTER und auf die Unterlagen, die bei einer späteren Kassennachschau tatsächlich zusammenpassen müssen. Fachlich verantwortet wird der Beitrag von unserem Autorenteam für Kassenprozesse.
Die Mitteilungspflicht betrifft elektronische Aufzeichnungssysteme
Die Mitteilungspflicht folgt aus § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung, kurz AO. Wer elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne dieser Vorschrift verwendet, muss der zuständigen Finanzbehörde die vorgeschriebenen Daten elektronisch übermitteln. Praktisch betrifft das vor allem elektronische Registrierkassen und PC Kassensysteme, mit denen Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden.
Die konkrete Mitteilung richtet sich nach § 1 der Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV. Dort ist festgelegt, welche Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem und zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, mitzuteilen sind. Eine offene Ladenkasse ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem und wird daher nicht über dieses Formular gemeldet. Für offene Ladenkassen bestehen jedoch eigene Anforderungen an die Kassenführung.
Was die Meldung dokumentiert
Die Finanzverwaltung erhält mit der Mitteilung keine täglichen Umsätze und keine einzelnen Kassenbons. Gemeldet werden vor allem Identität, Art und zeitliche Zuordnung des Aufzeichnungssystems sowie die dazugehörige TSE. Deshalb muss die Meldung zur tatsächlich eingesetzten Kasse passen, nicht nur zu einer Bestellung oder Rechnung des Kassenanbieters.
Die Regelung unterscheidet zwischen der Anschaffung und der Außerbetriebnahme eines Systems. Bei der Anschaffung gehören auch die Angaben zur Inbetriebnahme dazu. Wer mehrere Geräte nutzt, sollte nicht davon ausgehen, dass eine Meldung für den Betrieb automatisch alle Kassen abdeckt.
Fristen mit dem konkreten Ereignis abgleichen
Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, galt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Für Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, ist die Mitteilung innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu übermitteln. Bei einer Außerbetriebnahme gilt grundsätzlich ebenfalls eine Monatsfrist, sofern das System zuvor mitgeteilt worden ist.
Ein vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommenes System musste nicht nachträglich allein wegen der neu verfügbaren elektronischen Übermittlung gemeldet werden. Für Sonderfälle, etwa einen Betreiberwechsel, eine Umwandlung oder unklare Eigentumsverhältnisse, sollte der Betrieb den Steuerberater einbeziehen. Die Frage, welches Finanzamt zuständig ist, kann sich je nach steuerlicher Organisation des Einzelfalls richten.
Vor der Anmeldung werden Kassendaten und TSE-Unterlagen gesammelt
Der kostengünstigste Weg ist eine vollständige Vorbereitung vor dem Öffnen des Formulars. Suchen Sie nicht während der Eingabe in alten E Mails, Kartons oder verschiedenen Ordnern. Legen Sie die Angaben je Kasse in einer Liste ab und gleichen Sie sie mit dem Kassenhandbuch, dem TSE Zertifikat und den Unterlagen des Kassenfachhändlers ab.
Checkliste für jede einzelne Kasse
- Art des elektronischen Aufzeichnungssystems, etwa elektronische Registrierkasse oder PC Kassensystem.
- Hersteller, Modellbezeichnung und Seriennummer der Kasse beziehungsweise des Aufzeichnungssystems.
- Datum der Anschaffung und Datum der tatsächlichen Inbetriebnahme im Betrieb.
- Bei einer Abmeldung: Datum der Außerbetriebnahme und eine klare Zuordnung zum betroffenen Gerät.
- Art, Hersteller und Seriennummer der verwendeten TSE.
- Die Angaben aus dem TSE Zertifikat, soweit sie für das Formular benötigt werden, insbesondere die Zertifizierungskennung.
Die Seriennummer ist besonders fehleranfällig. Übernehmen Sie sie nicht aus einer selbst angelegten Excel Liste, ohne sie am Gerät, in der Verwaltungsoberfläche oder in den Herstellerunterlagen zu prüfen. Verwechseln Sie auch nicht die Seriennummer der Kasse mit der Seriennummer des TSE Mediums.
Herstellerdaten und Modellbezeichnungen stehen häufig auf Rechnung, Lieferschein, Kassenhandbuch oder in der Administrationsansicht. Sie helfen, das System eindeutig zu erkennen, auch wenn die gesetzlich vorgeschriebenen Kerndaten im Formular anders bezeichnet sind. Ist eine Angabe widersprüchlich, sollte zuerst der Kassenanbieter die technische Zuordnung klären.
| Unterlage | Wofür sie bei der Vorbereitung dient |
|---|---|
| Kassenhandbuch und Geräteübersicht | Art, Hersteller, Modell und Seriennummer des Aufzeichnungssystems prüfen. |
| TSE Zertifikat und TSE Beleg | TSE Art, Seriennummer und Zertifizierungsangaben abgleichen. |
| Rechnung, Lieferschein oder Übergabeprotokoll | Anschaffungsdatum und gegebenenfalls Eigentumswechsel nachvollziehen. |
| Einrichtungsprotokoll oder erste produktive Buchung | Datum der tatsächlichen Inbetriebnahme belegen. |
Die Unterlagen sind zugleich Bausteine der Verfahrensdokumentation. Wie diese Dokumentation den Kassenalltag, Zuständigkeiten und Änderungen nachvollziehbar beschreibt, erläutert der Beitrag Verfahrensdokumentation in der Gastronomie verständlich erklärt.
Der Zugang zu Mein ELSTER muss für den Betrieb nutzbar sein
Für die Übermittlung brauchen Sie einen nutzbaren Zugang zu Mein ELSTER. Entscheidend ist nicht nur, dass irgendwann ein Zertifikat erstellt wurde. Die Person, die meldet, muss sich anmelden können und für den Betrieb berechtigt sein. Prüfen Sie daher rechtzeitig, ob Zertifikatsdatei, Passwort und gegebenenfalls Vertretungsberechtigung verfügbar sind.
Nach der Anmeldung wählen Sie das Formular mit der Bezeichnung „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a Absatz 4 AO“. Die Bezeichnung ist wichtig, weil Mein ELSTER viele steuerliche Formulare enthält. Nutzen Sie keine allgemeine Nachricht an das Finanzamt als Ersatz für die strukturierte Mitteilung.
Vor dem Absenden eine Arbeitskopie anlegen
Übertragen Sie die vorbereiteten Daten zunächst in Ruhe und speichern Sie, soweit die Anwendung dies ermöglicht, den Bearbeitungsstand. Eine zweite Person im Betrieb kann Seriennummern und Ereignisdaten gegenlesen. Das spart eher Kosten als eine spätere Berichtigung, besonders wenn der Steuerberater die Meldung und die Verfahrensdokumentation erst mühsam zusammenführen muss.
Hat der Steuerberater Zugriff und übernimmt die Übermittlung, bleibt der Betrieb dennoch verantwortlich dafür, dass die gelieferten Daten vollständig sind. Übergeben Sie deshalb nicht nur Fotos einzelner Belege, sondern eine eindeutige Zuordnung von Kasse, TSE und Datum. Halten Sie auch fest, wer die Angaben fachlich geprüft hat.
Jede Kasse und jede TSE werden korrekt zugeordnet
Im Formular werden Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem und zur technischen Sicherheitseinrichtung zusammengeführt. Diese Verbindung muss der tatsächlichen technischen Einrichtung entsprechen. Eine TSE kann je nach eingesetzter Lösung einem Gerät, mehreren Systembestandteilen oder einer zentralen Struktur zugeordnet sein. Maßgeblich sind die konkrete Kassenarchitektur und die Unterlagen des Herstellers.
Bei einer Filiale mit mehreren Kassen empfiehlt sich eine einfache Zuordnungsliste. Geben Sie jeder Kasse eine interne Bezeichnung, etwa „Theke“, „Terrasse“ oder „Filiale Nord“, und notieren Sie daneben die jeweilige Geräte und TSE Seriennummer. Diese interne Bezeichnung ersetzt keine Formularangabe, verhindert aber Verwechslungen bei Wartung, Austausch und Prüfung.
Typische Zuordnungsfehler vermeiden
Häufig wird eine neue Kasse mit der Seriennummer der bisherigen Kasse gemeldet, weil das Team nur die vertraute Kassenbezeichnung kennt. Ebenso problematisch ist ein TSE Wechsel, der technisch erfolgt ist, aber weder in der Geräteübersicht noch in den Unterlagen dokumentiert wurde. Prüfen Sie bei Reparaturen, Hardwaretausch und Anbieterwechsel stets, ob sich Seriennummer, TSE oder Zuordnung geändert haben.
Ein TSE Zertifikat beweist für sich genommen noch nicht, welches Gerät im Betrieb damit abgesichert wurde. Die Verknüpfung muss aus der Gesamtdokumentation nachvollziehbar sein. Eine praktische Prüfreihenfolge für typische Fehler finden Sie im Beitrag Sechs Fehler bei TSE Nachweisen und ihre Folgen.
Inbetriebnahme, Außerbetriebnahme und Anschaffung werden einzeln gemeldet
Wählen Sie im ELSTER Formular die Mitteilungsart, die zum tatsächlichen Vorgang passt. Bei einer Anschaffung werden die Daten des neu angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystems einschließlich der Angaben zur Inbetriebnahme erfasst. Bei einer Außerbetriebnahme wird das betroffene, bereits gemeldete System mit seinem tatsächlichen Ende im Betrieb angegeben.
Das Anschaffungsdatum und das Datum der Inbetriebnahme können unterschiedlich sein. Eine Kasse kann geliefert und bezahlt sein, aber erst später nach Einrichtung, Schulung oder Umbau produktiv genutzt werden. Tragen Sie daher kein geschätztes Datum ein, wenn ein Einrichtungsprotokoll, ein Wartungsbericht oder die erste produktive Nutzung ein genaueres Datum belegt.
Ein Austausch ist kein bloßes Umbenennen
Wird ein Gerät endgültig ersetzt, ist zu prüfen, welche Meldung für das alte und welche für das neue System erforderlich ist. Ein neues Gerät kann eine Anschaffungsmitteilung auslösen, während das ersetzte Gerät außer Betrieb genommen wird. Ob ein bloßes Softwareupdate, eine Reparatur oder ein Austausch einzelner Komponenten eine neue Meldung erfordert, hängt von der tatsächlichen Änderung ab.
Dokumentieren Sie den Anlass des Vorgangs zusätzlich im Änderungsprotokoll der Verfahrensdokumentation. Dazu gehören das alte und neue Gerät, die verantwortliche Person, das Datum und vorhandene Nachweise. Bei Unsicherheit sollte der Kassenanbieter die technische Änderung schriftlich beschreiben, bevor der Betrieb mit ungesicherten Annahmen meldet.
Auch die Fristen gehören in einen festen Kalenderprozess. Der Beitrag Kassenfristen im Jahreskalender richtig eintragen zeigt, wie Betriebe wiederkehrende Termine und anlassbezogene Aufgaben nachvollziehbar bündeln können.
Die Übermittlungsbestätigung gehört zu den Kassenunterlagen
Nach dem Absenden reicht es nicht, den Vorgang gedanklich abzuhaken. Speichern Sie die Bestätigung der elektronischen Übermittlung unverzüglich als Datei und drucken Sie sie bei Bedarf zusätzlich aus. Notieren Sie darauf oder in Ihrer Unterlagenliste, welche Kassen und TSE die Übermittlung umfasst und wann die Daten abgeglichen wurden.
Ein Ordner, der bei einer Kassennachschau funktioniert
Legen Sie die Übermittlungsbestätigung zusammen mit Kassenhandbuch, TSE Zertifikat, TSE Belegen, Wartungs und Einrichtungsprotokollen sowie der aktuellen Verfahrensdokumentation ab. Ergänzen Sie die Unterlagen um die Bedienungsanweisungen und um klare Zuständigkeiten für Tagesabschluss, Storno, Trainingsbuchungen und Datenexport. So muss niemand erst vor der Theke vier Speicherorte durchsuchen.
Für eine Kassennachschau sollten die Daten der Kasse außerdem in der geforderten Form bereitgestellt werden können. Die Meldungsbestätigung ersetzt keinen DSFinV K Export und keinen TSE Export. Welche Unterlagen und Schritte vorab geprüft werden sollten, fasst die Checkliste für den DSFinV K Export bei der Kassenprüfung zusammen.
Die Kassenmeldung ist damit abgeschlossen, wenn die Daten plausibel übermittelt, die Bestätigung gespeichert und die zugrunde liegenden Nachweise geordnet sind. Wer diese Ordnung dauerhaft mit wenig Verwaltungsaufwand halten will, kann Bonspur für zentral abgelegte Kassenunterlagen, TSE Nachweise und geführte Verfahrensdokumentationen nutzen. Dort entstehen die Angaben für die Verfahrensdokumentation aus einem geführten Fragebogen statt aus einer leeren Word Datei. Für eine Vorführung oder frühen Zugang wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an Bonspur.
